การเรียนครั้งที่ 6
8 กุมภาพันธ์ 2564
การเรียนในครั้งนี้อาจารย์ให้เอกสารเเลกเปลี่ยนการเรียนรู้
เรื่อง เทคนิคการจัดสัมนาที่มีประสิทธิภาพ
เทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพยุคปัจจุบันที่ความรู้มาได้จากทุกหนแห่งไม่ใช่แค่เพียงเวลางานหรือเวลาเรียนการประชุมสัมมนาต่างๆจึงเป็นอีกช่องทางที่จะได้เผยแพร่พูดคุยและแลกเปลี่ยนความรู้กันโดยมีผู้เข้าร่วมมาจากทุกหนแห่งเพราะฉะนั้นการประชุมสัมมนาจึงได้รับความนิยมมาขึ้นกว่าเมื่อก่อนเป็นอย่างมากไม่ว่าจะเป็นประชุมสัมมนาภายในองค์กรหรือภายนอกองค์กรต่างก็มีหลายเรื่องให้ได้ศึกษาและเรียนรู้เมื่อมองมาในฝั่งผู้จัดงานเพื่อน ๆ รู้หรือไม่ว่าถ้าหากเราอยากจะจัดประชุมสัมมนาสักเรื่องหนึ่งเราควรจะเริ่มจากตรงไหนการจัดประชุมสัมมนานอกจากความรู้และทุนทรัพย์เพียงสองอย่างอาจะไม่เพียงพอให้เกิดความสำเร็จได้จุดที่สำคัญที่สุดคือเพื่อน ๆ จะต้องรู้เทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพเสียก่อนจะเริ่มกระบวนการทั้งหมดต่างหากว่าแล้วเราก็มาดูกันเลยดีกว่าว่าเทคนิคแบบมืออาชีพที่จะพาเพื่อน ๆ ผู้จัดไปสู่ความสำเร็จในการจัดประชุมสัมมนานี้มีอะไรกันบ้าง
1. กำหนดจุดประสงค์งานและวางแผนชัดเจนก่อนที่จะเริ่มดำเนินการทุกๆขั้นตอนผู้จัดจำเป็นที่จะต้องกำหนดจุดประสงค์งานก่อนเป็นอย่างแรกการที่รู้ว่าตัวเองจะต้องทำอะไรต้องการจะสื่ออะไรจะทำให้ข้อมูลที่ออกมาเป็นรูปเป็นร่างยิ่งขึ้นนอกจากตัวผู้จัดเองจะรู้แล้วว่าสิ่งที่กำลังทำคืออะไรการกำหนดจุดประสงค์อย่างชัดเจนก็จะทำให้มีการวางแผนงานที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้นผู้เข้าสัมมนาก็จะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องเป็นการตัดไฟ แต่ต้นลมหากผู้จัดมีข้อมูลในส่วนนี้เตรียมพร้อมไว้ไม่ว่าคำถามไหน ๆ ที่จะเข้ามาก็จะสามารถตอบได้อย่างแน่นอนเป็นผลดีกับทั้งสองฝ่ายอย่างเป็นได้ชัด
2. ศึกษากลุ่มเป้าหมายอย่างละเอียดเมื่อกำหนดและวางแผนเรียบร้อยแล้วก็จะต้องมาศึกษากลุ่มเป้าหมายที่เลือกไว้อย่างละเอียดอีกรอบต้องวางแผนการประชาสัมพันธ์ให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายที่สุดหากไม่ทำขั้นตอนนี้ประชุมสัมมนาที่จะจัดก็อาจจะไม่มีคนเข้ามาร่วมฟังได้ในขั้นตอนนี้อาจรวมไปถึงการออกแบบและการใช้ภาษาในการประชาสัมพันธ์อีกด้วยความเป็นมือการสร้างความน่าเชื่อถือในการเชิญชวนให้มาร่วมสัมมนาอย่างหนึ่งก็ว่าได้
3. เลือกสถานที่ที่เหมาะสมการเลือกสถานที่ให้เหมาะสมกับประเภทการจัดงานสัมมนาก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกันรายละเอียว่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบการจัดวางโต๊ะการจัดวางเก้าอี้ขนาดของห้องหรือสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆทุกอย่างควรคำนึงถึงจำนวนผู้เข้าร่วมงานและประเภทของผู้เข้าร่วมสัมมนาเป็นต้นรวมถึงต้องคำนึงถึงการเดินทางอีกด้วยว่าสถานที่ที่เลือกนั้นเหมาะสมหรือเปล่ามีที่จอดรถหรือไม่หรือว่าควรจะจัดสถานที่ที่ใกล้รถไฟฟ้าสำหรับหัวข้อนี้ก็เป็นการบ้านอีกอย่างที่จำเป็นต้องทำ
4. มองหาวิทยากรที่เหมาะสมกับหัวข้อที่จัดตั้งขึ้นเทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพอีกอย่างหนึ่งก็คือการมองหาวิทยากรที่เหมาะกับหัวข้อที่กำหนดนั่นเองในประเทศไทยมีวิทยากรมากมายขึ้นอยู่กับว่าผู้จัดนั้นจะเลือกได้เหมาะสมหรือไม่แน่นอนว่าวิทยากรที่ดีไม่ใช่วิทยากรที่ผู้คนรู้จักเยอะเพียงอย่างเดียว แต่วิทยากรที่ดีที่เหมาะสมนั้นจะต้องทำการควบคุมบรรยากาศภายในงานพร้อมทั้งถ่ายทอดความรู้ได้อย่างเป็นธรรมชาติต่างหากเรียกได้ว่าวิทยากรเป็นหัวใจของการจัดสัมมนาเลยทีเดียว
5. ละเอียดรอบคอบพร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่คาดไม่ถึงดูเหมือนจะเป็นพื้นฐานของผู้จัดอยู่แล้วในข้อนี้ แต่รู้หรือไม่ว่ามีผู้จัดหลาย ๆ คนเหมือนกันที่ขาดตรงนี้ไปและทำให้งานมีประสิทธิภาพและความเป็นมืออาชีพน้อยลงเมื่อเริ่มการสัมมนาแล้วสถานการณ์ที่คาดไม่ถึงทั้งหลายอาจจะเกิดขึ้นได้อย่างเช่นการขัดข้องของอุปกรณ์หรือนักสัมมนาก่อความวุ่นวายทุกอย่างล้วนเกิดขึ้นได้ทางผู้จัดเอง
6. มีการสรุปใจความของการประชุมสัมมนาผู้เข้าร่วมสัมมนาหลาย ๆ ท่านอาจจะเกิดความสับสนได้ว่าสุดท้ายแล้วเรามาทำอะไรที่การประชุมสัมมนานี้กันแน่เพราะฉะนั้นในท่อนสุดท้ายก่อนการปิดงานการสรุปใจความสำคัญของการประชุมสัมมนาที่เกิดขึ้นจึงสำคัญอย่างมากเลยทีเดียวเพียงการสรุปไม่กี่คำ แต่ถ้าหากการสรุปนั้นจับใจความและประเด็นสำคัญออกมาได้รับรองเลยว่าผู้เข้าร่วมสัมมนาจะต้องแฮปปี้กับข้อมูลที่ได้พร้อมทั้งสามารถนำข้อมูลที่ได้รับตลอดการประชุมนั้น ๆ ไปต่อยอดจนเกิดประโยชน์ได้อย่างแน่นอน
7. เก็บรวบรวมข้อเสนอแนะเพื่อนำมาพัฒนาและปรับปรุงเมื่อจบงานก็ถึงเวลาที่ผู้จัดจะต้องนำข้อเสนอแนะต่างๆมาประมวลผลกันบ้างนั่นเองไม่ว่าจะเป็นข้อมูลในส่วนของรายรับรายจ่ายสถิติการวางแผนงานจำนวนผู้เข้าร่วมงานรวมถึงแบบสอบถามที่ทำขึ้นข้อมูลทุกส่วนล้วน แต่มีประโยชน์ต่อผู้จัดทั้งสิ้นไม่ควรปล่อยทิ้งไปแม้แต่นิดเดียวและแน่นอนว่าข้อมูลพวกนี้ถูกรวบรวมและเก็บไว้เพื่อที่ผู้จัดจะได้นำมาพัฒนาและปรับปรุงในส่วนต่างๆต่อไปเพียงเทคนิค 7 ข้อที่ได้เปิดเผยไปหากเพื่อน ๆ ผู้จัดทำได้ตามนี้ทั้งหมดรับประกันเลยว่างานสัมมนาครั้งหน้าที่จะเกิดขึ้นจะต้องออกมาแบบมืออาชีพและประสบความสำเร็จอย่างแน่นอนว่าแล้วก็เริ่มตรวจสอบกันเลยดีกว่าว่าประชุมสัมมนาของเพื่อน ๆ ที่กำลังจะเกิดขึ้นนั้นขาดขั้นตอนไหนไปบ้างหรือไม่
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น